Lawcount.ru
ОНЛАЙН-СЕРВИС ПРАВОВЫХ КАЛЬКУЛЯТОРОВ

Правила оформления личных дел работников

Опубликовано

Правила оформления личных дел работников

Основная обязанность кадрового специалиста – это оформление личных дел всех сотрудников. Чтобы не допустить ошибок в заведении нового личного дела, составлении всех разделов этого дела, необходимо хорошо знать правила оформления личных дел работников.

Какие компании должны вести личные дела сотрудников?

В 2017 году вести личные дела подчиненные обязаны:

  1. предприятия государственного типа;
  2. предприятия муниципального типа.

Что касается коммерческих организаций, то их никто не вынуждает формировать личные дела их сотрудников. Пользуясь этим, они отказываются от данной процедуры, чтобы сократить кадровый документооборот.

Другие работодатели соблюдают данное правило частично: они заводят личное дело, когда осуществляется оформление работника на должность ведущего специалиста, руководителя отдела и т. п.

Документы при увольнении по собственному желанию 2017

Какие документы должны присутствовать в личном деле?

Трудовое законодательство не содержит исчерпывающий перечень документов, которые в обязательном порядке должны присутствовать в личном деле. Работодатель сам решает, что должно входить в такую папку. Но чаще всего в личное дело подшивают:

  1. резюме сотрудника;
  2. личную анкету;
  3. ксерокопии паспорта;
  4. ксерокопии диплома об образовании;
  5. заявление с просьбой принять на работу;
  6. приказ работодателя о приеме на должность;
  7. ксерокопии ИНН и страхового полиса;
  8. ксерокопия военного билета (если на работу принимается военнообязанный гражданин);
  9. фотография принятого работника;
  10. копии трудового соглашения, а также всех дополнительных соглашений;
  11. рекомендации с прошлых мест работы;
  12. ксерокопии должностной инструкции;
  13. справки о доходах, составе семьи, имущественном статусе;
  14. ксерокопия свидетельства о браке.

Все документы в персональной папке рекомендуется подшивать в хронологическом порядке.

В течение времени, когда сотрудник трудится в компании, в его дело могут добавлять различные справки, распоряжения. В случае увольнения в дело подшивается последний документ – приказ о прекращении действия трудового договора.

Какие запрещено хранить документы в личном документе?

В личные дела не желательно включать документацию, срок хранения которой не превышает 5 лет. К таким документам, например, зачисляют:

  1. приказы об оформлении ежегодных отпусков;
  2. заявления с требованием предоставить отпуск.

Кроме того, подшивать в персональную папку не рекомендуют:

  1. формы Т-2 и Т-2ГС, а также аналоги этих бланков;
  2. справку с места регистрации;
  3. справки с медицинских учреждений относительно состояния здоровья подчиненного;
  4. жалобы;
  5. ксерокопии трудовой книги;
  6. материалы, поступившие от судебных и правозащитных органов, редакций СМИ.

Опись вложенных документов разрешается также подшивать к делу, но она должна идти первой по порядку.

Оформление личного дела: основные правила

На титульной страничке, или обложке, дела необходимо указать:

  1. номер, индекс, а также шифр дела для архива;
  2. заголовок документа (как правило, в его качестве используют ФИО принятого на работу специалиста);
  3. наименование предприятия и отдела, куда осуществляется оформление сотрудников;
  4. дата, когда начали создавать дело;
  5. дата, когда формирование личного дела завершилось;
  6. количество подшитых листов;
  7. период хранения.

В некоторых организациях формировать персональные папки принято только в случае принятия на работу определенной категории персонала. В такой ситуации в дело подшивают документы, которые касаются именно этой деятельности.

© LawСount

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *