Lawcount.ru
ОНЛАЙН-СЕРВИС ПРАВОВЫХ КАЛЬКУЛЯТОРОВ

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы

Опубликовано

Бухгалтеру недостаточно определить какими документами должно быть оформлено то или иное хозяйственное событие. Также важно знать какова продолжительность хранения важной документации. Для чего это нужно знать? Главным образом для того, чтобы в случае камеральной или выездной проверке предоставить необходимые документы налоговому работнику. Также документы могут быть использованы для устранения противоречий между контрагентами. Рассмотрим, каков срок хранения бухгалтерской документации в зависимости от категории документа.

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы: требования закона

Для того чтобы определить, в течение какого периода следует обеспечивать сохранность полученных и выставленных компанией актов, накладных и прочих бумаг, необходимо разделить все имеющиеся документы организации на три массивные группы, а именно налоговые, кадровые и бухгалтерские документы. Определим, какие требования законодательства установлены в отношении каждой из представленных выше групп.

Хранение бухгалтерских документов: кадровая документация

Период хранения кадровых бумаг устанавливается требованиями архивного законодательства.

В большинстве случаев, когда речь идет о документации в отношении работников организации, указывают на необходимость обеспечить хранение документов в течение 75 лет. Действительно, именно для данной группы бумаг установлен самый продолжительный период. Однако, дело касается не всей кадровой документации, а лишь отдельной ее части, то есть документов, которые имеют отношения к получению персоналом выплат и разнообразных льгот. Также содержать в архиве в течение 75 лет потребуется все личные дела и карточки сотрудников, а также перечни работников, которые были задействованы во вредных для жизни и здоровья производствах.

Что касается одного из самых значимых для каждого трудящегося гражданина документов – трудовой книжки – работодатель может хранить на своей территории только невостребованные трудовые книжки –он должен находиться в архиве фирмы в течение 50 лет.

Иные документы, которые участвуют при построении взаимоотношений работника и его работодателя подлежат хранению в течение 5 лет с момента выдачи. К ним могут быть отнесены договоры с материально-ответственными лицами, подтверждение работников о знании правил техники безопасности, приказы руководителя о переводах, о направлении в командировки и аналогичная документация должна быть сохранена работодателем в течение пяти лет.

В отношении кадровых документов могут быть применены также сроки хранения в течение одного и трех лет. Данное требование распространяется, в частности на документы по учету дисциплины (3 года), а также на табели учета рабочего времени персонала, установленные графики отпусков, документы по соискателям, которым компания отказала в принятии на работу (1 год).

Важно отметить, что точкой отсчета период, в течение которого кадровые бумаги должны храниться в компании, установлен с 1 января следующего года, в котором они покинули делопроизводство фирмы.

В том случае, если установленные сроки не будут соблюдены организацией, на нее может быть наложен штраф в соответствии с положениями Кодекса об Административных правонарушениях. Также по результатам проверки со стороны трудовой инспекции, в адрес компании может поступить требование о восстановлении уволенного сотрудника на рабочем месте.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Срок хранения бухгалтерских документов: налоговая документация

В отношении налоговых документов компании и предприниматели должны руководствоваться требованиями, закрепленными в налоговом законодательстве, в частности в ст. 23 НК РФ. Данный нормативный акт устанавливает, что вся документация, так или иначе затрагивающая исчисление и уплату налогов в казну должна быть сохранена налогоплательщиком в течение четырех лет.

В отличие от кадровых бумаг, в налоговом праве отсутствует информация о том, какую дату следует использовать в качестве отправной точки отсчета указанного периода. В связи с этим, четыре года отсчитываются с того момента, когда составлен соответствующий документ.

Однако для налоговых бумаг предусмотрены два значимых ограничения: для льготников по налогам, а также для амортизируемого имущества.

Если речь идет о компаниях или предпринимателях, имеющих льготы по каким-либо налогам и сборам, обеспечить хранение налоговых бумаг следует в течение всего срока действия налоговой льготы. После того, как срок действия льготы подошел к концу, организация должна хранить документы еще на протяжении трех лет на тот случай, если в компанию придут налоговики с выездной проверкой.

В отношении амортизируемого имущества также предусмотрены некоторые особенности хранения налоговых бумаг. В связи с тем, что расходы на амортизацию списываются не единовременно, а в течение определенного временного промежутка, все документацию, касающуюся данного вопроса следует хранить в компании до тех пор, пока стоимость не будет списана. К числу таких документов относятся бумаги, которые могут подтвердить первоначальную стоимость имущества и величину начисленного износа.

В том случае, если сроки хранения налоговых документов будут нарушены компанией, в отношении нее предусмотрены штрафные санкции в соответствии с действующим в Российской Федерации налоговым законодательством. Если на момент проверки налоговики выявят отсутствие документов, связанных с учетом доходов и расходов организации, а также с определением базы для исчисления налогов, к коим относят счета-фактуры, первичных документов, а также регистров учета величина штрафа может составить 5000-15000 рублей.

Как хранить документы для целей бухгалтерского учета

Период хранения документов, сформированных для целей бухгалтерского учета устанавливается в Федеральном законе «О бухгалтерском учете». Однако данный документ не раскрывает всех нюансов. В связи с чем, компаниям и предпринимателям в своей деятельности также следует руководствоваться положениями архивного законодательства, которое информирует заинтересованных пользователях практически о каждой действующей в стране форме документа.

Общий срок хранения документов бухгалтерского учета, установленный отечественной нормативной документацией, составляет пять лет. К их числу могут быть отнесены договоры с контрагентами, товарные накладные, акты выполненных работ, кассовые бумаги. Аналогичное требование установлено и в отношении квартальных и годовых бухгалтерских отчетов. Отправной точкой отсчета при этом будет являться 1 января, следующего за выбытием из документооборота, года.

В отношении документов бухгалтерского учета четко определены лица, ответственные за хранение. Таким лицом является главный бухгалтер компании.

Также, как и для налоговой и кадровой документации, для документов бухгалтерского учета соблюдение сроков хранения является обязательным требованием. В том случае, если данное указание компанией не соблюдается, ее может ожидать ответственность, как налоговая, так административная ответственность. Так, отсутствие первичных документов карается штрафом в размере 5000-15000 рублей. Если речь идет о несоблюдение норм хранения, штраф составит 300-500 рублей. В том случае, если отсутствие документов повлекло за собой искажения данных отчетности, можно говорить о взыскании суммы в размере 2000-3000 рублей.

Порядок хранения бухгалтерских документов

Для того чтобы сохранность бумаг была организована должным образом, в организации следует использовать локальный акт, в качестве которого может выступать положение об архивировании документов.

Хранение документов должно осуществляться в специально оборудованном помещении – архиве. В большинстве случаев, в архив передаются документы, минимальный срок хранения которых составляет 10 лет. Если срок хранения менее 10 лет, то они могут оставаться в отделе бухгалтерии до момента непосредственного уничтожения.

При передаче документа в архив, должна быть составлена опись передаваемых документов, дела должны быть сшиты и пронумерованы, а также оформлена обложка.

В том случае, если период обязательного хранения документов завершен, создается комиссия, определяющая возможность дальнейшего уничтожения бухгалтерских бумаг.

© LawСount

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *